会计人员应根据工作需要和年度会计核算情况及时更换会计账簿。
订本式账簿，简称订本账，是单位在启用前进行顺序编号并固定装订成册的账簿。这种账簿的账页固定，既可以防止散失，又可以防止抽换，较为安全；同时，订本账在同一时间内只能由一人登记，不便于记账人员分工，因而该类账簿的使用欠灵活。
订本账一般适用于具有统驭性、重要性的总分类账、库存现金日记账和银行存款日记账等账簿的登记。这类账簿一般一年更换一次，不得跨年度使用。同时，由于该类账簿账页固定，不能增减，账页多余时，会造成浪费。需要注意的是，订本账账页不够时，记账人员应在保管好已经用完的账簿的同时，及时更换账簿，以免影响账簿的连续性登记。年终更换账簿时，会计人员要把尚未用完账页的订本账，连同已经更换的账簿一并作为会计档案送交主管总账会计集中统一保管。
活页式账簿，简称活页账，是指单位将账页装在账夹内，用鞋带或螺丝固定，便于随时取放的账簿。在启用前没有编写账页页码，在使用过程中，记账人员将各张账页置放在活页账夹内，并拴扎成册。与订本账相比，采用这类账簿，可以根据需要增减账页，不会造成浪费，使用比较灵活，便于分工记账。但是，这种账簿的账页容易散失和被抽换。因此，在采用这种账簿时，空白账页在使用时必须连续编号，并且有关人员在账页上盖章，并定期装订成册。
活页式账簿一般适应于明细分类账的登记。年度终了，会计人员应根据需要对活页账进行更换。
损益类账簿，包括各种期间费用明细账、收入明细账等账簿，原则上一年更换一次，不必跨年使用；对于部分财产物资明细账簿，记录财产物资品种少、规格单一，应在每年年终按规定办理结账手续后，更换、启用新账簿，将其余额结转记入新账簿中；对于所记财产物资品种、规格繁多的材料明细账簿，债权债务单位较多的往来账簿，如果更换新账，重抄一遍的工作量大，容易改变所记内容的原貌，所以，这类账簿可以跨年度使用。
卡片式账簿，简称卡片账，是指由某些专门格式的、分散的硬纸卡片作为账页组成的账簿。卡片账通常放置于专设的卡片箱中，数量可根据经济业务的需要随时增添，如固定资产卡片账、周转材料卡片账等。单位使用时应将卡片账页连续编号；登记完毕时，应将卡片账页穿孔固定保管。该类账簿，使用灵活方便，但账页容易散失和被抽换。因此，单位使用时，应在卡片账页上连续编号，以保证安全。
卡片式账簿一般适应于记录的内容详细具体，账页需要随着物资使用或存放地点的转移而重新排列的明细账。卡片账簿可以跨年度连续使用而无需更换账页，也便于分类汇总和根据管理的需要转移卡片。卡片账页应在所记财产报废清理后或办理完转让手续时抽出，作为会计档案另行保管，保管时间不低于5年。
实行会计电算化的单位，应当保存打印出的纸质会计账簿。具备采用磁性介质保存会计账簿条件的，应备份后将保存在磁性介质上的会计账簿数据连同纸质会计账簿一并保管，无需更换会计账簿。
