当一般纳税人在开具专用发票的同一个月内，遇到销货退回或开票错误等情况时，如果收到的退回发票联和抵扣联符合作废条件，应按照作废程序处理。若在开具过程中发现错误，可以立即作废。
要符合作废的条件，必须同时满足以下几点：
(一)收到退回的发票联、抵扣联的时间不能超过销售方开票的当月；
(二)销售方没有进行抄税操作且未记账（此处所说的抄税是指报税前使用IC卡或者IC卡与软盘复制开票数据电文）；
(三)购买方没有进行认证，或者认证结果显示为“纳税人识别号认证不符”或“专用发票代码、号码认证不符”。
作废专用发票需要在防伪税控系统中将相关的数据电文标记为“作废”，并在纸质专用发票（包括未打印的专用发票）的所有联次上注明“作废”字样，保留所有联次。
对于小规模纳税人代开的专用发票，如果在开票当月内遇到销货退回、销售折让或发票填开错误等情况，并且纳税人退回了代开专用发票的全部联次，税务机关可以对开具的专用发票进行作废处理。但如果未收回专用发票抵扣联及发票联，或虽然已收回但购货方已将专用发票抵扣联报送税务机关认证的情况下，则不得作废已开具的专用发票。
